En kund vi hanterar deras Office 365-tenant för vill minska e-post utanför arbetstiden från interna anställda för att hjälpa till att minska arbetsbelastning och stress.
Vi skulle vilja antingen stoppa det helt från att skickas på avsändarsidan (dvs. ett e-postmeddelande som skickas kl. 19:00 fördröjs till att skickas till mottagaren först kl. 09:00 nästa dag).
Eller att servern tillfälligt ställer in det i kö för att inte levereras utanför arbetstid.
Idealiskt vill vi ha undantag för detta, ifall det gäller från en speciell chef (som ett nödfall) eller från externa e-postadresser.
Jag har sett en tilläggsprogramvara från https://www.ivasoft.com/ men dessa är klient-sidiga och verkar för Windows - detta är en blandning av Windows och Mac-användare på Outlook, och skulle vara en mycket manuell process att installera agentprogram, så vi föredrar policyer på serversidan.
Vi är okej med att de använder Outlook på webben outlook.office.com exklusivt och avskaffar skrivbordsversionen av Outlook.
Om inte med Office 365, vilka andra mailservrar (t.ex. Google etc) erbjuder de ovan nämnda e-postflödesfunktionerna?
Uppdatering för Microsoft Viva
Som en uppdatering, jag tar hand om rapportering för att driva kulturell förändring och policy är lösningen här… Microsoft Viva verkar kunna ge alla data om överträdelser för coaching av personalvårdare ( tillsammans med rapporter efter arbetstid, antal personer som CC:as etc.). Microsoft Viva har också ett tillägg för att fördröja sändning, jag måste kontrollera om detta fungerar med Mac.
Idealiskt vill vi ha undantag för detta, ifall det gäller från en speciell chef (som ett nödfall) eller från externa e-postadresser.
Dina användare kommer att börja skicka e-post från sina privata konton utanför arbetstid.
Slösa inte tid på att försöka införa tekniska kontrollåtgärder för kulturella problem. Folk hittar sätt att kringgå det.
Om vd:n inte vill att e-post skickas utanför arbetstid, ge honom regelbundna rapporter om vem som skickar e-post och låt honom få sina anställda att motivera sina handlingar för honom. Antingen förändras kulturen eller så kommer han att säga att han inte längre behöver rapporterna.
Det här är en RISER för ett stort problem. Jag kan inte lista hur många sätt detta är en dålig idé.
Om ditt företag vill minska e-post utanför arbetstid, är svaret en kultur- och beteendeförändring, INTE en teknisk sådan. Kan du föreställa dig första gången skiten verkligen slår tillbaka och på grund av att mottagaren inte är ett undantag får de inte det där e-postmeddelandet på 10 timmar?
Så… kanske en galen fråga, vad hindrar anställda från att ändra notifikationsinställningarna på sin telefon till DND “Stilla tid” för fastställda timmar (vilket du kan göra i Outlook-appen). Den har denna exakta funktion du vill göra.
Om du använder Outlook-appen kan de använda “Stilla tid” för att tysta e-postnotifikationer på sina telefoner efter arbetstid (17:00 till 8:00 nästa dag).
Jag tror att om du ställer in kärntider i Insights-tillägget, när du försöker skicka efter arbetstid föreslår det att du fördröjer skickning inom arbetstid (och ger dig en enkel knapp för att göra detta).
Jag föreslår utbildning etc. på dessa funktioner, att sätta tysta timmar för Outlook Mobile etc.
Umm… om det är acceptabelt att byta till webbläsarversionen, varför inte bara säga åt folk att stänga webbsidan i slutet av dagen och inte öppna den förrän nästa morgon? Det, plus DND-inställningar på deras telefon, kommer att lösa problemet utan att skapa ett mycket större problem.
Definitivt ett kulturproblem. Jag kommunicerar med några högsta chefer efter arbetstid, men för vanliga människor borde det inte vara så. Jag använder rutinmässigt fördröjning av skick på min arbetsdator om jag jobbar efter normala tider och målet är 8-5.
Du söker en teknisk lösning för att lösa ett människoproblem. Det fungerar alltid dåligt.
Ärligt talat kommer folk att börja använda sina egna personliga e-postkonton för arbete. Eller skapa ett separat konto som ser ut som deras arbetsmail.
Det här är överhuvudtaget inte ett systemproblem. Jag får e-post utanför arbetstid och på helger hela tiden men jag vet aldrig om dem förrän jag är på plats igen. Användarna behöver individuellt ställa in tysta timmar på sina enheter. Helt gratis lösning.
Jag menar detta med största respekt och menar inte att det ska låta som det kan låta, men det här är en jävla dum idé och fråga.
Det här är inte ett tekniskt problem, det är ett människoproblem.
Vill du inte att folk ska få e-post efter en viss tid? Ta bort deras e-post från deras telefoner och säg att de kan ignorera e-post efter en viss tid.
Arbetsbelastningen kommer att vara densamma oavsett, och de enda som orsakar stress skulle vara de själva, så länge c-nivå och chefer är med på noterna med att använda e-post 9-5.
Som andra har sagt, detta är ett kultur-/HR-/administrativt problem som letar efter en teknisk lösning som skapar många ohållbara problem. Även om du hittar ett system med överskridningar som kontrollerar detta, vem kontrollerar det i en nödsituation med snabb respons, etc. och du förutom detta tvingar den personen att vara
Jag har varit i branschen i över 25år och kan hävda att den enda stora förändringen i balans mellan arbete och liv kom när jag tog bort min arbetsmail från min telefon. Jag gjorde det för nästan ett decennium sedan och jag kommer aldrig att gå tillbaka.
Var god undvik att göra detta, lägg tillbaka det på användaren och aktivera stör ej etc.
Jag gick igenom detta förut och var tvungen att återställa alla ändringar efter en dag eftersom folk började skylla på IT för att de inte mottog viktiga e-post, även om de anlände senare som vi blev tillsagda
